De 5 salarisfouten die MKB-ondernemers het meest maken

Je denkt dat je salarisadministratie op orde is. De lonen worden elke maand overgemaakt, je medewerkers klagen niet, en de Belastingdienst heeft zich nog niet gemeld. Tot je een brief krijgt van een bedrijfstakpensioenfonds. Of een medewerker vraagt waarom zijn vakantiegeld niet klopt. Of je accountant constateert dat je al twee jaar het verkeerde tarief hanteert. 

Dit zijn geen uitzonderingen. In onze praktijk zien we deze situaties regelmatig voorbijkomen. Niet omdat ondernemers slordig zijn, maar omdat salarisadministratie complexer is dan het lijkt. Hier zijn de vijf fouten die we het vaakst tegenkomen.

1. De verkeerde CAO toepassen (of helemaal geen CAO terwijl het wel moet) 

Veel ondernemers weten niet dat ze verplicht kunnen zijn om een CAO toe te passen, ook als ze daar niet bewust voor gekozen hebben. Dat komt door algemeen verbindend verklaring: de overheid kan bepalen dat een CAO geldt voor een hele sector, ongeacht of je lid bent van een werkgeversorganisatie. 

De valkuil zit hem in de interpretatie. Val je onder de CAO voor de bouw of voor de metaal? Soms is dat niet direct duidelijk, zeker bij bedrijven die op het snijvlak van sectoren opereren. En elke CAO heeft eigen regels voor loonschalen, toeslagen, reiskostenvergoedingen en vakantiedagen. 

Wat het je kost: Pas je de verkeerde CAO toe, of helemaal geen terwijl het wel moet, dan kunnen medewerkers met terugwerkende kracht loon claimen. Dat kan jaren teruggaan. We hebben situaties gezien waar dit tienduizenden euro’s betrof.

2. Pensioenverplichtingen over het hoofd zien 

Nederland kent verplichte bedrijfstakpensioenfondsen. Werk je in de bouw, metaal, zorg of tientallen andere sectoren? Dan ben je waarschijnlijk verplicht om je medewerkers aan te melden bij het pensioenfonds van die sector. Dit geldt ongeacht de grootte van je bedrijf.
Veel ondernemers ontdekken dit pas als het pensioenfonds zelf contact opneemt. En die fondsen hebben het recht om premies met terugwerkende kracht te innen – soms over meerdere jaren. Inclusief rente. 

Wat het je kost: Naast de achterstallige premies (die kunnen oplopen tot duizenden euro’s per medewerker per jaar) riskeer je boetes. En je medewerkers hebben pensioenopbouw gemist waar ze recht op hadden.

3. Fouten bij in- en uitdiensttreding 

Een nieuwe medewerker begint op de 15e van de maand. Lijkt simpel: je past het salaris pro rata aan. Maar heb je ook gedacht aan de aanmelding bij het pensioenfonds? De eerstedagsmelding bij de Belastingdienst? De juiste ingangsdatum in je salarissoftware? 

Bij uitdiensttreding wordt het nog lastiger. Vakantiedagen moeten worden uitbetaald, maar tegen welk tarief? Hoe zit het met opgebouwd vakantiegeld? Moet je een transitievergoeding betalen? En wat als de medewerker ziek uit dienst gaat? 

Wat het je kost: Verkeerde data kunnen leiden tot naheffingen van de Belastingdienst. Te weinig uitbetalen bij uitdiensttreding leidt tot claims. Te veel uitbetalen krijg je niet terug.

4. Vakantiegeld en vakantiedagen verkeerd berekenen 

Vakantiegeld lijkt rechttoe rechtaan: 8% van het brutoloon, uitbetalen in mei. Maar wat is precies “het brutoloon”? Telt een dertiende maand mee? Onregelmatigheidstoeslagen? Overwerkvergoedingen? Dat hangt af van je CAO en van hoe de toeslag is vormgegeven. 

Bij vakantiedagen speelt een ander probleem: het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen. Wettelijke dagen (vier keer de werkweek) verjaren na een half jaar. Bovenwettelijke dagen pas na vijf jaar. Houd je dit niet goed bij, dan betaal je bij uitdiensttreding dagen uit waar een medewerker geen recht meer op had. Of je weigert uitbetaling terwijl de dagen nog gewoon geldig waren. 

Wat het je kost: Verkeerd berekend vakantiegeld leidt tot naheffingen of claims. Bij vakantiedagen gaat het vaak om honderden euro’s per medewerker – dat telt op.

5. Loonheffingen niet correct afdragen 

De Belastingdienst verwacht dat je loonheffingen correct berekent en afdraagt. Maar de regels zijn niet altijd intuïtief. Heeft een medewerker geen loonheffingskorting aangevraagd? Dan geldt het anoniementarief van 52%. Dat vergeten ondernemers nog weleens. 

Ook het bijzonder tarief voor eenmalige uitkeringen (bonus, vakantiegeld) wordt regelmatig verkeerd toegepast. En bij een DGA die ook in loondienst is, gelden weer andere regels. 

Wat het je kost: De Belastingdienst corrigeert achteraf, met naheffingen en mogelijk boetes. Bij structurele fouten kan dat flink oplopen.

Herken je dit? 

Misschien las je dit en dacht je: “Dit heb ik allemaal goed geregeld.” Mooi. Maar misschien ook: “Hier ben ik niet helemaal zeker van.” 

Dat is geen schande. Salarisadministratie is een vak apart. Je kunt het zelf doen, maar dan moet je wel de tijd nemen om op de hoogte te blijven van alle regels. En eerlijk zijn over waar je kennis ophoudt. 

Een paar signalen dat het tijd is om hulp te zoeken: 

• Je besteedt meer dan een halve dag per maand aan salarisadministratie
• Je hebt regelmatig vragen waar je het antwoord niet direct op weet 
• Je bent de afgelopen jaren gegroeid van 3 naar 10+ medewerkers 
• Je krijgt post van instanties waar je niet op gerekend had 

Uitbesteden is niet voor iedereen de juiste keuze. Maar weten waar je staat, is altijd slim.

Vragen? 

Loop je ergens tegenaan of wil je even sparren over je situatie? Neem gerust contact op. Een kopje koffie en een eerlijk gesprek – daar beginnen we graag mee. 

Dieleman Schipper is een accountantskantoor met vestigingen in Alblasserdam, Kapelle en Nijkerk. Onze zusterorganisatie Omega Salaris & Advies verzorgt de salarisadministratie en HR-advisering voor onze klanten.