Wanneer is een aankoop een investering?

Twee bonnen, dezelfde week. Een laptop van 1.500 euro en een mobiele telefoon van 1.100 euro. Allebei zakelijk, allebei betaald van de zakelijke rekening. De ene komt op de balans. De andere niet.

Dat verschil verrast veel ondernemers, want de bedragen liggen dicht bij elkaar. Toch is dat precies waarom de prijs niet het antwoord geeft. Een aankoop is geen investering omdat hij duur is, maar omdat hij aan een paar voorwaarden voldoet.

De drie voorwaarden

Je boekhoudprogramma boekt een aankoop standaard als kosten. Soms klopt dat, soms niet. Iets kwalificeert als investering als het aan drie voorwaarden tegelijk voldoet.

Het kost meer dan 450 euro exclusief btw. Dat is geen huisregel van ons kantoor, maar een algemene grens van de Belastingdienst. Hij geldt voor elke ondernemer, in de inkomstenbelasting en in de vennootschapsbelasting, zonder uitzonderingen. Blijf je eronder, dan mag je de aanschaf in één keer als kosten aftrekken.

Let wel op: losse aankopen die samen één bedrijfsmiddel vormen, tellen bij elkaar op. Een computer met beeldscherm, muis en toetsenbord is voor deze grens één bedrijfsmiddel, ook als er vier bonnetjes bij horen.

Het is duurzaam verbonden aan de onderneming. Oftewel: het gaat meerdere jaren mee en is bedoeld om binnen je bedrijf gebruikt te worden. Dit is in de praktijk de voorwaarde die het verschil maakt.

Het is aangeschaft om er geld mee te verdienen. Een machine, een bestelbus, een inrichting. Iets wat bijdraagt aan je omzet, niet iets wat je privé graag wilde hebben.

Ontbreekt er één van de drie, dan is het geen investering en boek je het als kosten.

Terug naar de laptop en de telefoon

De laptop voldoet aan alle drie de voorwaarden. Hij kost meer dan 450 euro, hij gaat jaren mee en je verdient er je geld mee. Dus komt hij op de balans en schrijf je hem af. Vijf jaar is daarvoor een prima richtlijn, ook al voelt een laptop tegenwoordig steeds meer als een gebruiksartikel.

De telefoon activeren wij eigenlijk nooit, ook niet bij ruim duizend euro. Een telefoon gaat meestal twee tot drie jaar mee en is daarmee wat ons betreft niet duurzaam verbonden aan de onderneming.

Twee apparaten van vergelijkbare prijs, twee verschillende antwoorden. Niet de prijs is doorslaggevend, maar de levensduur.

Dit onderscheid maakt geen enkel boekhoudpakket voor je. Het is geen invoerhandeling, het is een beoordeling.

Onderhoud of verbetering?

Zodra duidelijk is dat je met een bedrijfsmiddel te maken hebt, komt de volgende vraag. Want ook aan bestaande bedrijfsmiddelen geef je geld uit, en niet alles daarvan is een investering.

Repareer je het dak van je loods, dan is dat onderhoud. Je brengt het pand terug in de staat waarin het was, en die kosten gaan direct ten laste van je winst.

Vervang je datzelfde dak door een beter geïsoleerde variant, dan maak je het pand beter dan het was. Dat is een verbeteringsinvestering, en die activeer je en schrijf je af.

De grens is in de praktijk niet altijd scherp. En het verschil is niet academisch: het bepaalt of je de uitgave dit jaar volledig van je winst aftrekt of verspreid over de komende jaren.

Fiscaal mag je niet zo snel als je zou willen

Heb je eenmaal geactiveerd, dan komt de afschrijvingstermijn. Fiscaal schrijf je een bedrijfsmiddel af over minimaal vijf jaar.

Bedrijfseconomisch mag dat sneller. Weet je dat een machine in drie jaar op is, dan mag je hem in je eigen cijfers in drie jaar afschrijven. Voor de belastingaangifte telt die kortere termijn niet mee.

Een machine van 10.000 euro levert fiscaal dus 2.000 euro afschrijving per jaar op, ook als hij in werkelijkheid eerder versleten is.

Twee sets cijfers, of één?

Datzelfde verschil zit ook in de ondergrens. Commercieel mag je een aanschaf van 200 euro prima activeren en in drie jaar afschrijven. Fiscaal ligt de grens op 450 euro en de termijn op minimaal vijf jaar.

In theorie houd je dus twee activastaten bij: een commerciële en een fiscale. In de praktijk doen wij dat zo min mogelijk. Twee losse activastaten worden al snel een dubbele administratie: veel extra werk en foutgevoelig. We houden de commerciële staat daarom zoveel mogelijk gelijk aan de fiscale.

Dat is ook precies waarom we dit soort keuzes bij de verwerking signaleren, in plaats van dat jij per aankoop zelf een knoop moet doorhakken.

Voor vastgoed gelden andere regels

Bij gebouwen loopt het anders. Daar geldt een ondergrens: je mag fiscaal afschrijven tot de bodemwaarde, en die is gelijk aan de WOZ-waarde.

Is de boekwaarde van je pand gelijk aan die bodemwaarde, dan houdt het afschrijven op. Ongeacht de resterende levensduur. Bedrijfseconomisch mag je een pand zo ver afschrijven als je zelf verantwoord vindt, fiscaal ben je gebonden aan die bodem.

Wat je mag meetellen

Een punt waar ondernemers geld laten liggen: de aanschafwaarde is meer dan het factuurbedrag van de leverancier.

Verwervingskosten tel je erbij op. Montagekosten, financieringskosten, notariskosten. Alles wat nodig was om het bedrijfsmiddel in gebruik te kunnen nemen, hoort bij de investering.

Koop je een machine van 10.000 euro en betaal je 1.500 euro voor de montage, dan schrijf je af over 11.500 euro. Wie alleen de leveranciersfactuur activeert, schrijft vijf jaar lang te weinig af.

En dan begint het pas

Tot zover de vraag óf iets een investering is. Daarna komt de vraag wat je er fiscaal mee doet.

Er bestaan aftrekken en subsidies die je winst verlagen, en er zijn manieren om belasting over een boekwinst uit te stellen. Daarover gaan de twee vervolgartikelen.

Overleg voordat je koopt

Doen wij je administratie, dan signaleren we dit soort dingen bij de verwerking. Dan zie je het terug in je cijfers en niet pas in de jaarrekening.
Maar wacht daar niet op. Op het moment dat wij een factuur zien, is de aankoop al gedaan. En bij sommige regelingen is dat te laat.

Plan je een grote investering? Bel dan even. Tien minuten overleg is goedkoper dan een correctie achteraf, en soms blijkt het slim om een aankoop een paar weken te verschuiven.